Bruce Rennes Chargé de projets – www.ficd.ch
Depuis près de dix ans, la Fédération interjurassienne de coopération et de développement programme des formations relatives à la gestion de projets, souvent organisées sous forme d’ateliers. Les animateurs de ces formations insistent particulièrement sur les différents outils de gestion, indispensables lors des différentes phases de l’élaboration d’un projet de développement. Bref rappel des instruments existants..
Chaque étape d’un projet nécessite de se poser les questions essentielles, relatives à la phase en cours d’exécution. Ces interrogations servent de socle pour comprendre et anticiper les tâches à effectuer lors des étapes suivantes. Le cycle d’un projet suit donc la vie du projet, de l’idée initiale à son achèvement. Il sert de cadre pour assurer la consultation des parties prenantes, définir les décisions-clés, les exigences en termes d’informations et les responsabilités relatives à chaque phase, afin de prendre des décisions de manière éclairée lors de chaque étape. Ces instruments indispensables sont accessibles à chacun, comme le souligne Daniele Fino [lire l’entretien] : « La plupart des outils sont liés à une démarche de bon sens. Naturellement, une petite formation peut s’avérer très utile, mais il ne faut pas être un spécialiste de la gestion pour conduire un projet. »
Une analyse pour comprendre les enjeux de son idée de développement
Les débuts d’un projet de développement trouvent généralement leurs sources lors d’un retour de voyage, où le touriste, éclairé, est fortement marqué par les conditions de vie des habitants du pays visité. La diaspora participe également activement à la coopération, motivée par la volonté de soutenir les populations de son pays d’origine. Face à l’émotionnel, il est important d’entreprendre une démarche rationnelle pour démarrer une idée « d’action solidaire » sur des bases solides. L’analyse du contexte général, puis local, passe par une bonne connaissance de l’environnement social, religieux, géographique, historique, etc. Le “SEPO” (Succès Échecs Potentialités Obstacles), bien connu des participants aux ateliers de la FICD, est l’une des méthodes participatives d’analyse socio-économique utilisées pour connaître l’opinion et l’avis des acteurs sur une situation ou une action donnée. Dans un tableau de quatre cases, les participants classifient les différentes idées relatives à un projet, selon qu’il s’agisse d’un succès, d’un échec, d’une force (ou “potentiel”) ou d’un obstacle.
À la compréhension du contexte s’ajoute une analyse qui tient compte des différents acteurs (ONG’s, autorités politiques, bénéficiaires, etc.), au Nord comme au Sud, déjà impliqués. La “Matrice des acteurs” synthétise une série d’informations liées à la position et à la fonction des différents acteurs, à leurs interactions, à leurs influences sur le résultat du projet, ainsi qu’à leur importance en tant que bénéficiaires ou bailleurs.
La phase d’identification d’un projet est complétée par l’identification des ressources et des problèmes qui se schématisent sous la forme d’un « Arbre à problèmes ». Trois strates composent ce graphique : le problème central (le tronc), ses causes (les racines) et ses effets négatifs (les branches) sur la population.
L’importance du Cadre logique dans la formulation
Le “Cadre logique” est un outil qui souligne les liens de causalité entre les différents niveaux d’objectifs d’un projet et qui présente de manière synthétique sa logique d’intervention, ainsi que la manière dont seront mesurés les résultats.
La matrice du “Cadre logique” compte quatre colonnes et quatre lignes (ou plus), qui résument les éléments-clés suivants : l’objectif général du projet, ses objectifs spécifiques, les résultats attendus et les activités à entreprendre. Le “Cadre logique” détaille également les “Indicateurs de mesure” (qualitatifs et/ou quantitatifs) qui permettront de suivre le projet lors des étapes ultérieures. Outre son importance pour l’analyse et la conception, le “Cadre logique” joue donc un rôle lors de chacune des phases du cycle du projet. Il constitue l’outil de gestion de chaque phase, de la mise en œuvre à l’évaluation, et est l’outil de référence pour élaborer d’autres outils, tels que le “Budget”, le “Calendrier de mise en œuvre” ou le “Plan de suivi”.
Le suivi de la mise en œuvre du projet
Le projet est en place et démarre sur les chapeaux de roues. Le porteur du projet risque d’être dépassé par les événements, s’il ne prend pas des mesures adéquates pour suivre son projet. Cela passe par une collecte systématique des données et des informations sur l’évolution du projet, au fur et à mesure de sa réalisation, selon les indicateurs prévus dans le “Cadre logique”. Chaque renseignement est décrit sur une “Fiche de suivi “, qui permet la maîtrise opérationnelle (suivi des activités), temporelle (respect du calendrier) et financière (contrôle des dépenses) de son projet. Le document de suivi doit être flexible pour s’adapter aux changements qui ne manqueront pas d’intervenir.
L’aboutissement d’un projet n’est pas une fin en soi
Au terme d’un projet, ou après une phase-clé d’un programme de coopération au développement, il est utile de prendre de la hauteur sur les actions passées, de s’accorder un moment de répit, souvent bienvenu. Débute alors une phase d’évaluation du projet. Cette action permet d’analyser les résultats obtenus, et ainsi de procéder à des ajustements, ou de capitaliser l’expérience acquise tout au long de la mise en œuvre du projet. Pour prendre un bon départ dans cette étape, qu’il s’agisse d’une auto-évaluation ou d’une évaluation externe, la rédaction des “Termes de référence” est essentielle. Ce document de quelques pages permet au mandataire de l’évaluation de passer commande à un évaluateur, et de lui expliquer ce qu’il veut et pourquoi il le veut. Les “Termes de référence” définissent donc les tâches assignées à l’évaluateur et décrivent le contexte du projet, ses objectifs, les activités prévues, les moyens et les résultats escomptés, le budget, les échéances, ainsi que le profil recherché.
Ce tour d’horizon n’est pas exhaustif. La lecture de l’excellent ouvrage «Outils de gestion pour projets de coopération au développement» complétera, avec des exemples concrets, les différentes notions abordées dans ces quelques lignes .